5 gợi ý giúp giải quyết các khoản phải thu nhanh chóng
Đôi khi những món quà nhỏ, thư cảm ơn sẽ là “dầu bôi trơn” hiệu quả cho việc đẩy nhanh tiến độ thanh toán ở phía khách hàng. Về lâu dài, những người trả tiền sẽ nhớ ngay ra doanh nghiệp bạn và khi hóa đơn tới sẽ ưu tiên thực hiện trước các công ty khác.
Ngay lập tức gửi hóa đơn
Trong kinh doanh, thông thường khi các đối tác làm ăn đã có những mối quan hệ uy tín sau một thời gian thì đều có xu hướng trì hoãn, tạm hoãn hoặc thậm chí “giả vờ quên” việc hoàn thành chi trả trong các hợp đồng mua bán hàng hóa. Có thể đó là bình thường, tuy nhiên bản thân doanh nghiệp cần biết thời điểm nào cũng như “sức khỏe” của bản thân để quyết định gia hạn thời gian thanh toán. Lời khuyên của Fotopulos là dù cho có quan hệ thân tín, nhưng một doanh nghiệp chỉ thực sự có trách nhiệm thanh toán khi hợp đồng được thực hiện và minh chứng của nó chính là hóa đơn được lập, vì vậy bạn nên gửi thông báo và hóa đơn ngay khi có thể để ràng buộc và thúc đẩy khách hàng trả tiền.
2
Thuyết minh chi tiết
Nếu lời khuyên là gửi ngay hóa đơn thanh toán để thúc ép việc chi trả, thì các doanh nghiệp cần phải chú ý rằng đừng chỉ gửi cho khách hàng một tờ hóa đơn với một con số được tổng hợp trong đó. Hãy liệt kê mọi mặt hàng, dịch vụ, phí, thuế… thuộc đơn hàng vừa thực hiện một cách thật chi tiết, cũng như đừng quên ghi chú các khoản giảm trừ, chiết khấu. Bởi lẽ nếu khách hàng nhận được một yêu cầu thanh toán thiếu rõ ràng, xu hướng chung là họ sẽ tốn thời gian để kiểm tra lại và xác thực lợi ích họ có được có tương xứng với số tiền phải trả hay không, và điều đó tốn vô khối thời gian của cả hai bên. Một khi một bên chủ động làm rõ ràng mọi thông tin thì thời gian thanh toán sẽ rút ngắn đáng kể.
3
Đặt thời hạn trả chính xác
Sai lầm mà các nhà quản trị thường gặp đó là quá nhân nhượng và gia hạn liên tục ngày thanh toán cho khách hàng để duy trì quan hệ tốt đẹp hay cảm thông trước tình trạng khó khăn của đối tác. Trong thời điểm kinh tế còn khó khăn như hiện tại, doanh nghiệp nào cũng thiếu vốn và cả bạn cũng vậy, do đó đừng để cơ hội cho bất cứ sự nhân nhượng nào. Hãy làm rõ ràng thời hạn hoàn trả số tiền từ ngay trong hợp đồng. Tuy vậy, đừng quá cứng nhắc mà hãy linh hoạt để phù hợp với các điều khoản về giao hàng, bảo hành… hay đơn giản là ngày giao hóa đơn bị xê dịch.
4
Nhiều khoản nhỏ sẽ tốt hơn
Thử tưởng tượng rằng một ngày doanh nghiệp bạn nhận được một tờ hóa đơn trị giá cả chục ngàn USD cho mọi hàng hóa được mua từ nửa năm trước, thật kinh khủng! Do vậy, hãy tránh gây áp lực quá lớn cho khách hàng khi gửi họ một hóa đơn giá trị lớn. Đối tác kinh doanh có xu hướng “để dành” các khoản thanh toán lớn hoặc chấp nhận thanh toán một phần nhỏ trong đó để chờ đợi thời điểm thích hợp.
Chuyên gia Fotopulos khuyên rằng: “Hãy tạo điều kiện cho đối tác để họ sớm thanh toán”. Cũng như vậy, tạo lập thói quen thanh toán từng khoản có giá trị thấp thường xuyên cũng là một lá chắn an toàn cho quỹ tiền của doanh nghiệp đề phòng đối tác rơi vào tình trạng không thể trả tiền và bạn chỉ nhận lại những tờ hóa đơn không thanh toán.
5
Tìm đúng người trả tiền
Nhiều nhà quản trị ít kinh nghiệm thường cho rằng người mà họ thuyết phục đặt bút ký hợp đồng và mua hàng hóa dịch vụ cũng đồng thời là người thực hiện thanh toán. Thường thì bộ phận phụ trách thanh toán và những người phụ trách mua sắm là riêng biệt. Do đó, đừng tốn thời gian gây áp lực và đeo bám đại diện trực tiếp làm việc với doanh nghiệp, mà hãy tìm chính xác người sẽ trả tiền.
Lời khuyên của Fotopulos là, hãy thân thiện liên lạc với đại diện đối tác để tìm kiếm thông tin chính xác về bộ phận thanh toán, đồng thời xây dựng quan hệ thân thiết với họ – thường là kế toán, quản lý tài chính. Đôi khi những món quà nhỏ, thư cảm ơn sẽ là “dầu bôi trơn” hiệu quả cho việc đẩy nhanh tiến độ thanh toán ở phía khách hàng. Về lâu dài, những người trả tiền sẽ nhớ ngay ra doanh nghiệp bạn và khi hóa đơn tới sẽ ưu tiên thực hiện trước các công ty khác.
Related posts:
Liên Quan Khác
Leave a Reply